TopArchief
Door digitalisering van uw documentenstroom (document management) binnen uw bedrijf heeft iedereen, die daar toe geautoriseerd is, toegang tot alle documenten. Het grote voordeel is niet meer zoeken zoals “vroeger” in het papieren archief, maar direct het document op het beeldscherm. Ongeveer 80% van de totale informatie binnen uw bedrijf ligt vast in papieren of elektronische documenten. Veel van deze documenten zoals offerteaanvragen, projectgegevens, overeenkomsten en andere klantcorrespondentie zijn van belang voor het ondersteunen van operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en kopiëren van documenten gaat veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen een bedrijf niet gemist kan worden. Met TopArchief wordt het documentbeheer geautomatiseerd en kan het zowel aanmaken, raadplegen als wijzigen efficiënter en sneller plaatsvinden.
Meer weten? Klik hier!
Efficiëntieverbetering
Informatie is altijd aanwezig. Zoeken, en vooral snel vinden, in honderden of duizenden documenten bespaart veel tijd.
Kostenbesparing
Voorkomen dat een document vele malen gedupliceerd wordt. Geen kopieën naar elke belanghebbende. Eén document digitaal opgeslagen kan door iedereen geraadpleegd worden. Digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag.
Betere ondersteuning van werkprocessen
Documenten van de relatie zijn voor iedereen, overal en altijd beschikbaar.
Relatiegerichtheid
Direct antwoord kunnen geven op vragen van opdrachtgevers, leveranciers maar ook medewerkers.
Ketenintegratie van processen & systemen
Door de informatie aan het begin van het proces te digitaliseren kunnen andere processen en systemen deze informatie gebruiken en is ketenintegratie (ook naar externe leveranciers) veel gemakkelijker, want de belangrijkste drempel is weg; de fysieke informatieoverdracht.
Meer flexibiliteit
Complete bedrijfsgegevens op een laptop of extern geheugen meenemen kan eenvoudig. Alle informatie onder handbereik bij het bezoeken van klanten en leveranciers.
Ruimtebesparing
Fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus veel geld.
Het proces binnen TopRel en TopMan
Het documenten wordt automatisch “gelezen” in TopArchief en kan hierna gekoppeld en verwerkt worden aan de diverse programmaonderdelen zoals correspondentie, overeenkomsten, meldingen, ontvangen documenten etc. etc. Doordat het document “gelezen” wordt zal TopArchief zelf een voorstel doen waar het document aan toebehoord. Met een één klik hierna wordt het document “opgeborgen” en inzichtelijk. Kortom; voor het digitaal verwerken van documenten is TopArchief onmisbaar.