Meer weten? Klik hier!

TopRel Office relatiebeheer (basis)
Relatiebeheer is onmisbaar voor het succes en de continuïteit van uw bedrijf. Door snel en eenvoudig toegang te hebben tot alle relatiegegevens kunt u beter en efficiënter contacten onderhouden. TopRel regelt dit tot in de puntjes. Het basispakket beheert de gegevens van uw relaties en contactpersonen (onbeperkt), zowel zakelijk als privé. Door het geven van kenmerken kunt u op eenvoudige wijze relaties selecteren voor het doen van bijvoorbeeld een mailing, het printen van adresetiketten of het samenstellen van een telefoonlijst. Met het genereren van een zogenaamde VCard (elektronische visitekaartje), houdt u ook uw MS-Outlook™ up to date.  TopRel is zelfs gekoppeld aan Google Maps, voor het plannen van een route of het snel opzoeken waar een relatie is gevestigd. TopRel kan het allemaal!

Meer dan TopRel heeft u niet nodig voor het centraal beheren van de relatiegegevens. Door integratie worden de gegevens ook verwerkt in de programma’s TopMan, TopCalc en AccountView. Zo wordt de kans op fouten geminimaliseerd en dubbel werk uitgesloten.

Bedrijven, Personeel en Meldingen.
Deze uitbreiding geeft TopRel nog meer kracht. De mogelijkheid om gelijktijdig centraal relatiegegevens vast te leggen voor meerdere Bedrijven (werkmaatschappijen) is uniek. Met de functie personeelsbeheer kunt u medewerkergegevens registreren zoals, opleidingsgegevens, wettelijke registratieverplichtingen (paspoort, rijbewijs, tijdelijk dienstverband), met automatische melding bij verantwoordelijke medewerker, indien verlopen. Maar ook foto, wie te benaderen bij ongevallen, functioneringsgesprekken, correspondentie etc. Met ‘Meldingen’ registreert u telefoongesprekken, klachten en alle andere voorkomende gebeurtenissen die afhandeling vereisen. Bij elke notitie wordt aangegeven voor wie deze bestemd is, wie deze heeft aangenomen en wanneer dit uiterlijk moet worden afgehandeld. Voor urgente zaken kunnen meldingen middels e-mail verstuurd worden. Kortom het elektronische “gele briefjes” systeem. Het tabblad “Historie” geeft in één oogopslag een weergave van alle activiteiten die er met of voor een relatie zijn verricht.

Documentbeheer.
Geen gezoek meer in ordners of mappen op uw netwerk, maar door de koppeling van elk willekeurig document (offertes, correspondentie, orders, contracten, rapporten) aan een relatie kunt u elk document op relatieniveau snel terugzoeken. Voor het opmaken van bijvoorbeeld een offerte kunt u kiezen uit standaard sjablonen of het kopiëren van een bestaande offerte. Door het ingeven van de bedragen en een scoringsprognose heeft u direct inzicht in de waarde en uren van alle offertes of een selectie, bijvoorbeeld op klant of medewerker. Dit geeft duidelijkheid over uw toekomstige orderportefeuille. Digitale documenten, zoals een Wordbestand ™ , een PDF-bestand maar ook e-mail en gescande post kunnen gekoppeld worden aan een relatie.

Agenda.
Afspraken vastleggen in de module Agenda en synchroniseren met MS-Outlook™ of agenda in uw PDA is een basisfunctionaliteit. Doordat u inzage heeft in de agenda van uw collega kunt u ook voor hem of haar een afspraak maken. Nooit te laat of een afspraak vergeten door afspraken vooraf te laten signaleren in een door u in te stellen interval. Door de synchronisatie tussen de verschillende agenda’s voorkomt u ook nog eens het verschijnsel “dubbele afspraken”.

Contracten.
Een krachtig hulpmiddel om alle overeenkomsten te registreren, niet alleen de aangegane verplichtingen met leveranciers, maar ook alle overeenkomsten voor meerjarenonderhoud die zijn afgesloten met opdrachtgevers. Ingangs-, eind-, en actiedatums worden automatisch gemeld zodat u precies weet wanneer u weer een inspectie moet uitvoeren of opnieuw onderhoud moet plegen aan een object. Ook beschikt u over informatie wat uw toekomstige omzet per contract, per jaar is. In geld en uren, en getotaliseerd of voor een selectie van alle contracten.

Phone Connection.
We kunnen TopRel zelfs koppelen met uw telefooncentrale. U klikt op het scherm met relatiegegevens op het telefoonnummer en u wordt direct verbonden. Maar ook als u gebeld wordt zoekt TopRel direct de relatie voor u op. Voor dat u opneemt ( of niet ) ziet u al wie er belt.

 Modules

• Wachtwoorden en gebruiksrechten toekenning per gebruiker
• Integratie met accountview
• TopBPM Bedrijf-, Personeel-, Meldingen- en Klachtenregistratie
• TopBext documenten opmaken en beheren offertes, orders, correspondentie, rapportages, etc.
• TopAgenda beheren van uw agenda
• TopContract regsitratie en beheer van uw contracten
• TopExchange koppeling met MS Exchange t.b.v. Agenda synchronisatie
• TopIce koppeling met IceWarp Server t.b.v. Agenda synchronisatie
• PhoneConnetion koppeling met uw telefooncentrale