TopMan Projectbeheer – Bartels Datastore

PROJECTBEHEER

TOPMAN

Projectadministratie
uren, in- en verkoopfacturatie

Grip op onderhanden werken!

Met TopMan beschikt u over een uitstekend managementinstrument. Op eenvoudige wijze worden de gemaakte uren, materiaalkosten en zelfs uw indirecte kosten per project geregistreerd. Verder biedt TopMan verschillende handvatten voor de facturering van de projecten. Het is vanzelfsprekend dat TopMan belangrijke documenten aan uw projecten kan koppelen. Hierbij kunt u denken aan fotoś, rapporten, lijsten en formulieren.

Kenmerken: Projectbeheer en -begroting, Projectdossier, Urenverwerking, Materiaal- en Materieel, In- en verkoopfacturering, Werkbonnen, Meer- en minderwerk, Management informatie, Archivering

Werkt samen met bouw- en verfleveranciers, automatische PDF verwerking, Visma / AccountView, salarisverwerking zoals Easylon en CBBS en stuurt de uren door naar uitzendbureau’s via SETU uitzendbureau koppeling

.

Bestellen, Materiaal en Inkoopfacturen

U kunt direct of via e-mail bestellen bij uw leverancier gekoppeld aan het project. Door het inlezen van de actuele materiaalbestanden van uw leveranciers, heeft u altijd de laatste en juiste prijzen van de materialen. Via een materiaalbon registreert u alle materialen uit voorraad op project, ook met een scanner mogelijk!

Via e-mail ontvangt u de inkoopfacturen welke simpel verwerkt kan worden door de bestel- /pakbon in te lezen. Ook zonder bestelbon pakken wij de inkoopfacturen op om de pdf te kunnen boeken en aan het project te koppelen.

XML

Met de meeste leveranciers is ook een XML-bestand beschikbaar waarmee de inkoopfactuur geautomatiseerd is zonder regels in te boeken en de pdf automatisch aan het project wordt gekoppeld.

Zo zijn de inkoopfacturen ook beschikbaar voor de project- en teamleiders via hun tablet of telefoon!

Uren

Alle uren zijn direct in te voeren op project en kostenplaats, zoals de weekbriefjes elke maandag. Maar dat kan nog makkelijker via onze uren-app TopUur Dat geld ook voor de reiskosten met alle geldende regelingen per medewerker. Zo staan de uren en kosten snel op het betreffende project geboekt en kan de begroting/planning elk moment beoordeeld worden. Of snel de factuur voor het regiewerk sturen!

Uw medewerkers zijn gekoppeld met TopRel (niet verplicht) waar alle kosten per uur en regelingen ingesteld zijn. En uw project- / teamleiders kunnen via telefoon of tablet de urenstaten controleren op onjuistheden en goedkeuren.

De uren zijn gemakkelijk te exporteren naar de meest bekende loonverwerking-programma’s zoals EasyLon, CBBS, uitzendbureau’s, accountants en nog veel meer.

Werkbonnen

Alle benodigde informatie geeft u mee met de werkbon zoals afspraak, adres en werkzaamheden zodat uw medewerkers een duidelijke opdracht krijgen. Zij registreren uren en materialen op de bon met eventueel een handtekening als nodig. Via onze werkbonnen-app is dit nog makkelijker te verwerken voor de medewerkers op de werkvloer en uiteraard in de administratie!

Factureren

Met instellingen als G-rekening, BTW verlegd en de keuzes tussen termijn-, eind-, contract- en regiefacturen is het mogelijk om de verkoopfacturering binnen TopMan volledig af te stemmen op uw eigen onderneming. TopMan zoekt zelf de juiste gegevens bij ieder project zodat u snel een factuur met de juiste verkoopprijzen opmaakt.

Wij helpen bij de indeling van de verschillende facturen, stellen e-mail mogelijkheden in voor een PDF maar ook eventueel een XML bestand (UBL en Ketenstandaard).

Aanmaningen

Helaas is het voor vele bedrijven een standaard regel geworden, via ons pakket stuurt u de aanmaningen of overzicht openstaande posten via e-mail.

Overzichten

Alle managementinformatie wordt netjes op overzichtelijke voortgangs- en resultaatoverzichten weergegeven. Met een diversiteit aan overzichten zoals resultaat per project, projectleider , deelmarkt, opdrachtgever en per projectsoort kunt u oordelen over het resultaat van uw onderneming.

Uw eigen aangepaste overzichten kunnen via beeld, pdf, print en excel bekeken en gebruikt worden. Zo zie je steeds meer TV’s met daar je informatie zodat er,indien nodig, direct bijgestuurd kan worden.

Meer- en minderwerk

Via een digitale formulier registreert u al het meer- en minderwerk per project. Zo krijgt u een goed overzicht wat er nog uitgevoerd moet worden en nog belangrijker wat er gefactureerd kan worden.

Door het combineren van een hoofdproject met subprojecten beschikt TopMan over een extra oplossing voor de registratie van meer- en minderwerk.

Projectmappen en formulieren

Voor elk project wordt automatisch een projectmap aangemaakt met daarin uw keuze aan mappen en bestanden. Zo kunnen we vele standaard formulieren registreren en archiveren bij het betreffende project. Met telefoon of tablet is deze map toegankelijk zodat bijvoorbeeld foto’s direct in de juiste map worden opgeslagen.

Klik hier voor meer informatie over formulieren